¿Para qué sirve una app de notas? Seis ejemplos

Usar una app de notas suena a algo pensado para la lista de la compra, pero donde más partido le sacas es en asuntos con muchos cabos sueltos, como un proyecto, una serie de reuniones o una mudanza. Mientras no estén ordenados en ningún sitio, los llevas en la cabeza, y tu cabeza no es la mejor memoria para eso.

Preparar una reunión y dejarla por escrito

Crea una carpeta por proyecto o por equipo, y una nota por reunión. Dale a esa nota tres encabezados: orden del día, decisiones y acciones. Las acciones las pones como lista de tareas bajo el último encabezado, con el nombre de quien se encarga al lado.

En la siguiente reunión contraes el orden del día y las decisiones de la vez anterior, de modo que solo quedan a la vista las acciones pendientes. Así ves en unos segundos qué se ha quedado sin hacer, sin tener que desplazarte por notas antiguas.

Un proyecto con muchas tareas pequeñas

Renovar una web, organizar un evento, montar una oficina: este tipo de proyectos se componen de tareas con subtareas. En OttaNote, una lista de tareas puede tener tantos niveles como quieras. Bajo «Web» está «Textos», debajo «Sobre nosotros» y «Contacto», y debajo lo que aún falta en cada página.

Cuando una tarea entera está terminada, marcas el bloque de una vez con Ctrl+clic (en Mac, ⌘+clic), con todas sus subtareas. Si más adelante quieres saber todo lo que has hecho, guardas con un clic las líneas marcadas en una nota aparte dentro de la misma carpeta. Así tienes al momento un registro del proyecto.

Escribir una presentación o un discurso

Empieza por la estructura: pon las partes como encabezados, una debajo de otra, y escribe bajo cada encabezado unas cuantas palabras clave. Si el orden no encaja, mueves una sección entera con el ratón o con el teclado, con todo lo que tiene debajo.

Si por el camino encuentras un fragmento de texto útil en una web, lo pegas en tu nota. OttaNote te pregunta si quieres convertirlo en encabezados y listas o dejarlo como texto plano.

Conocimientos que de otro modo se pierden

Cómo se saca ese informe concreto del sistema, qué proveedor se ocupa de qué, qué acordaste la última vez con ese cliente: ese tipo de conocimiento suele estar solo en tu cabeza o en un correo antiguo. Ponlo en una carpeta «Cómo funciona», con una nota por tema.

Con [[ creas un enlace a otra nota, y en la nota enlazada ves qué notas remiten a ella. Así vas montando un pequeño manual, para ti o para el compañero que te sustituye cuando estás de vacaciones.

Una mudanza o una reforma

Una mudanza es una larga lista de listas: qué hay que llevarse, qué falta por gestionar, qué piezas van con qué armario. Crea una carpeta con una nota por habitación, y una lista de tareas en cada nota.

Haz una foto de los tornillos del armario antes de desmontarlo, o del color de la pintura en el bote, y arrastra esa foto a la nota. Así la tendrás a mano cuando vuelvas a montarlo o tengas que comprar más.

En casa: familia, salud y vacaciones

En casa también hay cosas que prefieres no tener que recordar. Un calendario de medicación con las horas, las preguntas que quieres hacerle al médico, ideas de regalos que se te ocurren a lo largo del año o una lista de equipaje para las vacaciones que reutilizas cada año.

Una lista de equipaje es un buen ejemplo de lista de tareas que conviene guardar: después de las vacaciones desmarcas todo con un clic, y el año que viene la tienes lista. Encontrarás más ejemplos, desde un calendario de siembra hasta un cuaderno de bitácora, en la página Ejemplos.

Cómo empezar

Elige una cosa de esta lista que ahora mismo tengas en la cabeza, en el correo o en papelitos sueltos, y ponla en una carpeta. No hace falta pasarlo todo de golpe. En Qué hace tienes un resumen de todo lo demás que puede hacer la app.

OttaNote funciona en el navegador y, en Windows, también como app sin conexión a internet. Puedes empezar gratis con 50 notas. Crea una cuenta gratuita y pruébalo en tu próxima reunión. Un consejo: echa también un vistazo a las notas de ejemplo.