Waarvoor kun je een notitie-app gebruiken? Zes voorbeelden

Een notitie-app gebruiken klinkt als iets voor boodschappenlijstjes, maar je haalt er het meest uit bij dingen met veel losse eindjes, zoals een project, een reeks overleggen of een verhuizing. Zolang die nergens geordend staan, houd je ze in je hoofd bij, en daar is je hoofd niet het beste geheugen voor.

Een vergadering voorbereiden en vastleggen

Maak per project of team een map, en per overleg een notitie. Geef die notitie drie koppen: agenda, besluiten en acties. De acties zet je als checklist onder de laatste kop, met de naam van wie het oppakt erachter.

Bij het volgende overleg klap je de agenda en de besluiten van de vorige keer in, zodat alleen de acties nog open staan. Zo zie je in een paar seconden wat er is blijven liggen, zonder door oude aantekeningen te scrollen.

Een project met veel kleine taken

Een website vernieuwen, een event organiseren, een kantoor inrichten: zulke projecten bestaan uit taken met subtaken. In OttaNote kan een checklist zo diep als je wilt. Onder "Website" staat "Teksten", daaronder "Over ons" en "Contact", en daaronder wat er per pagina nog moet.

Is een hele taak klaar, dan vink je met Ctrl+klik (op de Mac ⌘+klik) het blok in één keer af, met alle subtaken. Wil je later nog weten wat je allemaal hebt gedaan, dan bewaar je met één klik de afgevinkte regels in een aparte notitie in dezelfde map. Dan heb je meteen een logboek van het project.

Een presentatie of speech schrijven

Begin met de opbouw: zet de onderdelen als koppen onder elkaar en schrijf er per kop een paar steekwoorden onder. Klopt de volgorde niet, dan verplaats je een hele sectie met de muis of het toetsenbord, met alles wat eronder staat.

Kom je onderweg een bruikbaar stuk tekst tegen op een website, dan plak je het in je notitie. OttaNote vraagt of je het wilt omzetten naar koppen en lijsten, of als platte tekst wilt houden.

Kennis die je anders kwijtraakt

Hoe je dat ene rapport uit het systeem haalt, welke leverancier waarvoor is, wat je de vorige keer hebt afgesproken met die klant: dat soort kennis zit vaak alleen in je hoofd of in een oude mail. Zet het in een map "Hoe het werkt", met een notitie per onderwerp.

Met [[ maak je een link naar een andere notitie, en in de gelinkte notitie zie je welke notities ernaar verwijzen. Zo bouw je een kleine handleiding op, voor jezelf of voor de collega die je vervangt als je op vakantie bent.

Een verhuizing of verbouwing

Een verhuizing is een lange lijst met lijstjes: wat er mee moet, wat er nog geregeld moet worden, welke kastonderdelen bij welke kast horen. Maak een map met een notitie per kamer, en een checklist per notitie.

Maak een foto van de schroefjes van de kast voordat je hem uit elkaar haalt, of van de verfkleur op het blik, en sleep die foto in de notitie. Bij het weer in elkaar zetten of bijkopen heb je hem dan bij de hand.

Thuis: familie, gezondheid en vakantie

Ook thuis zijn er dingen die je liever niet onthoudt. Een medicijnschema met de tijden erbij, de vragen die je aan de dokter wilt stellen, cadeau-ideeën die je door het jaar heen bedenkt, of een inpaklijst voor de vakantie die je elk jaar opnieuw gebruikt.

Een inpaklijst is een mooi voorbeeld van een checklist die je bewaart: na de vakantie vink je alles weer met één klik uit, en volgend jaar ligt hij klaar. Meer voorbeelden, van een zaaikalender tot een bootlogboek, staan op de pagina Voorbeelden.

Zo begin je

Kies één ding uit dit lijstje dat nu in je hoofd, in je mail of op losse briefjes staat, en zet dat in een map. Je hoeft niet meteen alles over te zetten. Een overzicht van wat de app verder kan, staat op Wat het doet.

OttaNote werkt in de browser, en op Windows ook als app zonder internet. Je kunt gratis beginnen met 50 notities. Maak een gratis account aan en probeer het met je volgende overleg. Een tip: lees de voorbeeldnotities ook even door.